La gestione degli appuntamenti è un elemento nevralgico per la tua attività. Riguarda sia i clienti sia i tuoi collaboratori dai quali sostanzialmente dipende la corretta suddivisione dei carichi di lavoro. Per questo motivo va curata con particolare attenzione, utilizzando strumenti e tecnologie giuste per la tua attività.
Clienti, collaboratori e tecnologie sono i tre principali elementi su cui impostare la strategia di gestione degli appuntamenti. Vediamoli nel dettaglio, partendo dai clienti.
- I Clienti
I clienti possono essere:
- abituali;
- occasionali;
- nuovi clienti.
I clienti settimanali abituali sono quei clienti che hanno dedicato nelle loro agende un giorno e un orario preferito per venire nel tuo salone. Sono i migliori dal punto di vista dell’organizzazione poiché rappresentano una certezza nella gestione del tempo-lavoro, consentendoti una pianificazione.
Per i clienti abituali è importante predisporre una scheda-cliente dettagliata in cui, oltre ai dati di contatto, dovrai segnare con precisione anche elementi più “tecnici” sui servizi maggiormente richiesti.
ll cliente occasionale è quello che frequenta il nostro salone a cadenze irregolari.
Del cliente occasionale devi avere chiare alcune caratteristiche:
- si è dimostrato nel tempo una persona puntuale?
- di quali servizi ha necessità?
- è una persona che ha mostrato il desiderio di provare qualcosa di nuovo?
Capire queste cose ti consentirà di stimare la durata dell’appuntamento e quindi di evitare che eventuali ritardi si ripercuotano “a catena” sui clienti successivi.
Se hai notato che gli appuntamenti tendono ad accavallarsi in certi orari o in certi giorni può essere utile valutare la possibilità di promuovere offerte speciali nei momenti di minor afflusso, in primo luogo proprio ai clienti occasionali che non hanno un orario fisso programmato.
Infine i nuovi clienti rappresentano una vera e propria opportunità. Dedicando loro la massima attenzione al servizio, aumenterai la possibilità di soddisfazione e quindi di ritorno presso il tuo salone.
Un prezioso suggerimento è di dare continuità al servizio dedicando sempre lo stesso collaboratore al cliente per aumentare il livello di soddisfazione e familiarità. E questo ci porta direttamente al punto successivo, quello relativo ai collaboratori.
2. I Collaboratori
I collaboratori sono il biglietto da visita della tua attività. In tal senso, la gestione degli appuntamenti è un aspetto chiave: non metterai mai in relazione con un nuovo cliente un collaboratore con meno esperienza, così come ti affiderai ai collaboratori storici per la gestione di clienti esigenti o di trattamenti complessi.
L’abbinamento tra cliente e collaboratore può incidere sulla fidelizzazione: per questo motivo i clienti fissi settimanali dovrebbero poter contare sempre sullo stesso collaboratore, mentre eventuali spostamenti possono essere, nel tempo, sperimentati sui clienti occasionali, anche per misurare il grado di soddisfazione e “tarare” al meglio il servizio erogato.
Tutti questi elementi devono essere tenuti in considerazione nell’organizzazione dei turni di lavoro per mantenere uno standard elevato nei servizi e nella produttività.
3. Le tecnologie
La gestione degli appuntamenti affidata a calendari, agende cartacee, post-it, appunti “volanti” genera un’alta possibilità di errore e, quindi, potenziali ricadute negative sulla relazione con il cliente.
Oggi hai a disposizione un’applicazione in Cloud come RCH Smart Planner che, utilizzabile da tablet Android e PC (Windows/MAC) e collegata con i registratori di cassa telematici, ti consente di abbandonare la carta e di eliminare ogni possibilità di errore. Grazie a questa puoi:
- confermare automaticamente gli appuntamenti tramite messaggio (SMS o WhatsApp), molto utile se realizzata 24 ore prima dell’appuntamento, come utile promemoria per un cliente distratto o per riorganizzare il calendario appuntamenti in caso di disdette;
- creare un database dei clienti con le relative schede personali per preparare con cura ogni trattamento;
- Utilizzare in salone dispositivi pratici come tablet e PC, semplificando così l’aggiornamento delle schede-clienti e gestendo il calendario delle prenotazioni in tempo reale.
La raccolta dei dati in forma digitale ti aiuterà a realizzare analisi approfondite per orientare il servizio nel tuo salone e offrire trattamenti sempre più mirati, ottimizzando tempi e costi di gestione.
Tra gli automatismi offerti dai registratori di cassa telematici c’è anche la gestione dei recenti servizi di “cashback” e della “lotteria degli scontrini” che, se affidate ad un gestionale evoluto, consentono di migliorare la relazione con il tuo cliente.
Anche per il tuo salone vale una regola semplice: senza i corretti strumenti di lavoro è facile incorrere in insidiose perdite di tempo o nell’insoddisfazione di clienti e collaboratori. Il mercato oggi offre diverse opportunità che ti consentono di automatizzare la gestione dei tuoi processi. Per conoscere le soluzioni adatte per il tuo salone contatta RCH.
